Les logiciels d'encaissement « bicéphales »

Si la plupart des éditeurs de logiciels d'encaissement se sont longtemps focalisés sur le « front office » (vente, encaissement), on assiste aujourd'hui

à un très net glissement vers les problématiques du « back office » (production, organisation). L'objectif étant d'améliorer toujours plus la productivité et la rentabilité de l'entreprise. Plannings de fabrication, gestion des stocks, inventaires, édition de recettes et de fiches techniques, analyse des coûts

de revient... sont autant de possibilités qui positionnent de plus en plus

la caisse comme un outil stratégique central. « L'utilisateur peut paramétrer ses recettes (ingrédients, quantités, prix d'achat) et ainsi suivre la marge dégagée sur chaque produit. Avec la gestion des casses (références non conformes ou non vendues), il parvient à quantifier les pertes. En suivant en parallèle les ruptures en magasin (indisponibilité d'une référence), il dispose de tous les éléments pour trouver le meilleur compromis entre rupture et casse. Il réussit ainsi à mieux évaluer les volumes de production pour limiter les pertes finan-cières. L'ensemble des indicateurs clefs (chiffre d'affaires, ventes, marges, pertes...) peuvent être suivis facilement via une application spécifique », indique Bruno

Le Pezron, P-dg chez Menlog.

> En savoir plus sur Menlog : www.menlog.fr

> À découvrir aussi : Cashmag et JDC.

La gestion des coûts

En parallèle des éditeurs réputés,

de nombreuses start-ups se sont empa-rées de la problématique des coûts de production dans le petit commerce. C'est le cas par exemple de Koust, une application qui perce en restauration et en boulangerie-pâtisserie. « Il est très difficile pour un artisan de connaître la rentabilité exacte de ses recettes, surtout que les cours des matières premières évoluent sans cesse. La force de notre solution réside justement dans le suivi dynamique des coûts. Au démarrage, l'utilisateur saisit les prix catalogue des grossistes sur l'ensemble de ses matières premières (il peut bien sûr déléguer cette tâche !). Ensuite, à chaque livraison, il rentre les quantités reçues et les prix négociés. Le logiciel enregistre au fil du temps l'historique des coûts pour chaque ingrédient. L'exploitant identifie ainsi les produits qui flambent (beurre, saumon, vanille...) et trouve rapidement des alternatives moins coûteuses. Sur ses recettes, il sait exactement ce que lui coûte tel ou tel élément et la marge obtenue. Pour maintenir sa rentabilité, il peut décider d'augmenter ses prix de vente ou de baisser la quantité et/ou la qualité d'un ingrédient onéreux. Il voit immédiatement le résultat. Il dispose aussi d'un outil pour comparer les tarifs fournisseurs et pour négocier efficacement. Pour chaque production, grâce aux fiches techniques, il connaît la quantité exacte de ce qu'il doit commander, ce qui évite les pertes (importantes sur le frais). Avec la gestion des stocks, il suit l'état des réserves et identifie les écarts entre ce qui reste et ce qui devrait rester », affirme Jean-Luc Le Goff, dirigeant et fondateur de Koust. Sachez que cette solution est une des rares à assurer une traçabilité des ingrédients allergènes à la production.

> En savoir plus sur Koust : https://koust.net

> À découvrir aussi : Quantara et FoodMeUp.

Le suivi des procédures d'hygiène

Au delà des outils de productivité, on voit également apparaître des solutions logicielles d'assistance aux procédures d'hygiène. En boulangerie-pâtisserie,

la mise en place d'une activité de restauration (snacking, traiteur) est en effet assortie d'obligations sanitaires plus lourdes incitant les artisans à recourir à des outils spécialisés. Les applications tactiles offrent le gros avantage de simplifier et de verrouiller les procédures, de pouvoir tout centraliser et d'éviter les supports papier en tous genres (et peu hygiéniques). « La solution e-Pack Hygiene permet d'enregistrer les actions du plan de maîtrise sanitaire telles que les autocontrôles (relevés des températures des marchandises à réception, des enceintes frigorifiques ou des process de pasteurisation, refroidissement rapide, décongélation...) et les diverses procédures associées (nettoyage-désinfection, lutte contre les nuisibles, analyses microbiologiques, analyses des huiles de friture...). Par le biais de modules complémentaires (scan et imprimante), la traçabilité est

facilitée grâce au stockage dématérialisé des étiquettes fournisseurs (matières premières livrées) et à l'impression d'étiquettes de conservation (produits entamés ou semi-finis). Doté

de multiples autres fonctionnalités

(planification, réception des analyses,

archivage...), le logiciel optimise la charge administrative liée à l'hygiène. Pour plus d'ergonomie, la solution est toujours

personnalisée et adaptée à l'activité,

au personnel, aux locaux et aux équipements », explique Hélène Paulmier,

responsable communication et marketing chez CHR Numérique. Notez que les inspecteurs d'hygiène reconnaissent cette solution et que celle-ci est

adaptable aux boulangeries-pâtisseries pour lesquelles un plan de maîtrise sanitaire ad hoc n'est pas obligatoire.

> En savoir plus sur e-Pack Hygiene : https://epack-hygiene.fr

> À découvrir aussi : Kooklin et TraQ'food.

L'organisation et la gestion des ressources humaines

Pour gérer le personnel dans un secteur où le turn-over des équipes est élevé,

les solutions digitales sont aussi

d'un grand recours. Organisation des plannings de travail, suivi des heures, édition automatique des fiches de paie, déclarations aux Urssaf... les applications RH facilitent le suivi administratif et limitent les risques d'erreur. « Pour organiser les plannings et suivre les heures de travail, le gérant doit sans cesse jongler avec les arrêts maladie, les repos, les congés ou les absences imprévues. Avec l'application Snapshift, il gagne du temps et de la sérénité ! Il voit tout de suite

qui est présent ou absent et quels postes sont à remplacer. Le calcul des heures effectuées se fait automatiquement. Il sait si son organisation entre en conflit avec la convention collective (restauration ou boulangerie-pâtisserie) pour les heures travaillées, heures sup, repos, congés... S'il le souhaite, il peut mettre en place une pointeuse digitale : les salariés signent

à l'arrivée et au départ de l'entreprise

sur une tablette prévue à cet effet. Le suivi administratif est simplifié : automatisation des paies, registre du personnel numérique, déclaration préalable à l'embauche... Avec une application dédiée, les salariés peuvent consulter sur leur smartphone leur planning, le total des heures travaillées, poser leur demande de congés, émarger, télécharger leur contrat de travail ou leurs fiches de paie... En cas de modification

du planning, ils sont prévenus automatiquement. Le coût salarial est également mieux évalué grâce au calcul du taux

de productivité et de ratio de masse

salariale », revendique Olivier Severyns, dirigeant et fondateur de Snapshift. Rapide à prendre en main et peu coûteux (abonnement fixé à 6 euros HT par mois par salarié actif dans l'entreprise), le logiciel devient vite indispensable !

> En savoir plus sur Snapshift : www.snapshift.co

> À découvrir aussi : Skello et RH Suite.

Le recrutement du personnel

Pour le recrutement (un autre souci majeur en boulangerie-pâtisserie

et snacking), il existe des solutions

astucieuses qui ne demandent qu'à grandir, comme Bonjob. « Il s'agit de la première application conçue pour fluidifier le recrutement dans le secteur des métiers de bouche (1/4 des offres concerne la boulangerie-pâtisserie). C'est une solution simple et efficace qui met en relation les candidats avec les recruteurs. Les demandeurs d'emploi (ou de stage) peuvent se créer un profil gratuitement en y ajoutant des photos (réalisations) et une courte vidéo de présentation (pitch). Ces éléments visuels sont très appréciés des recruteurs pour se faire une idée rapide des candidatures et établir un premier tri. Les employeurs peuvent faire des recherches

passives (en postant une offre) ou actives (en contactant des profils intéressants). Pour les aider à trouver la perle rare, sept critères sont proposés (formation, expérience, proximité...). Pour concrétiser l'embauche, l'employeur peut contacter les profils retenus par messagerie privée (intégrée). Les candidats sont aussi en mesure de mener des recherches (actives ou passives) et de postuler en un clic. Un bon moyen de rester à l'écoute d'opportunités ! », explique Ludovic Nicoleau, dirigeant de Bonjob. Au prix de 40 € HT pour un mois (27,80 € HT/mois avec un engagement d'un an), ce logiciel mérite d'être testé (essai gratuit). Evidemment, plus l'appli sera utilisée, plus ce sera efficace.

> En savoir plus sur Bonjob : www.bonjob.co

> À découvrir aussi : Badakan (les candidats deviennent intérimaires) et Brigad (les candidats deviennent auto-entrepreneurs).

Dossier réalisé par Armand Tandeau