Les logiciels de production ou d’encaissement spécialisés en boulangerie-pâtisserie sont souvent sous-exploités, bien qu’ils soient très recommandés pour piloter son commerce. Ils permettent en effet de récolter toutes les données économiques liées à la vente ou à la production et de fournir des informations synthétiques précieuses pour développer la rentabilité globale de l’affaire. Ces systèmes mériteraient que les artisans prennent davantage de temps pour se former aux fonctionnalités les plus stratégiques.
Gestion des ventes
Les éditeurs sérieux (CashMag, CashGuard, Menlog, Crisalid, Casio, JDC, Fiducial...) incluent dans leurs logiciels de caisse des statistiques de vente, qui permettent d’identifier les produits qui se vendent et à quels moments ils partent. Le gérant peut suivre les encaissements pour chaque caisse et chaque point de vente en temps réel (cumul journalier) ou sur une période donnée (ventes moyennes par heure, journée, semaine, mois...). L’ensemble des tickets clients (en magasin physique ou en ligne) sont également analysés afin d’en extraire des statistiques : volume total des encaissements, ventes totales par référence, panier moyen par caisse, fréquentation du commerce... Les données sont aussi exportables vers les principaux logiciels de comptabilité. L’opérateur peut suivre la rentabilité de son commerce au jour le jour et agir en conséquence. Il peut adapter sa production et mettre au point des opérations commerciales impactantes (par exemple, s’il observe qu’une gamme progresse à la veille du week-end, il peut l’élargir et pousser l’offre à ce moment).
Gestion des coûts
Certains logiciels de boulangerie (Commissoft, Laboulange. app, Synapsy, Melba, Qinto, Quantara, Koust…) sont conçus pour suivre les bénéfices générés à la vente. Après un important travail d’enregistrement (recettes, matières premières, quantités, prix...), le programme calcule le coût des matières premières pour chaque produit. En entrant davantage de données comptables, certaines solutions peuvent estimer le coût de production (matières, énergie, main-d’œuvre, location-remboursement d’équipements), voire le coût de revient (coût de production, de vente-distribution et d’exploitation). Le gérant sait donc exactement son gain à la vente d’un produit (marge nette-brute, taux de marge). Certains logiciels évaluent aussi l’état des stocks des matières premières (toutes les opérations de stockage et déstockage sont à enregistrer dans ce cas) et les pertes financières liées aux invendus (à compter en fin de journée). L’artisan peut donc savoir s’il travaille éventuellement à perte et identifier les activités rentables. Il peut aussi éditer des bons de commande fournisseurs, des fiches techniques, des plannings (production, achats)…
Gestion des commandes et des stocks
Cette option est de plus en plus fréquente dans les logiciels d’encaissement (CashMag, Synapsy, Menlog, CashGuard...). Le système centralise les commandes (magasin ou internet), édite les bons de commande (magasin) et tickets de retrait (clients), transfère la commande à l’équipe de production et alerte l’équipe de vente (et le client) quand la commande est prête. Le tableau de bord (planning de commandes et de retraits-livraisons) permet au gérant d’avoir une vue globale des commandes. Le principe est applicable aux départs du stock de produits finis ou semi-finis.
Retrouvez ici la partie 3 de ce dossier sur les outils logiciels.
