Les logiciels de comptabilité en ligne (appelés aussi SaaS, pour software as a service) permettent de gagner du temps et de l’argent. L’utilisateur paie un abonnement modique et accède à une interface logicielle sur Internet. Le programme est en effet installé chez le prestataire (et non plus sur un terminal en interne) et les données comptables sont placées dans le cloud (c’est-à-dire sur un serveur externe). Les logiciels SaaS ont l’avantage d’être considérés comme des services apportés par un tiers : il est donc possible de déduire l’abonnement du résultat de l’entreprise. De ce fait, le coût du service est nettement réduit. Ces logiciels dématérialisés vous feront surtout gagner beaucoup de temps. Voici leurs atouts.
Comptabilité
Les éditeurs sérieux (Quickbooks, iTool, EBP, Quadratus-Cegid, Sage-Ciel, Compta.com, Macompta. fr…) ont apporté de « l’intelligence » à leur solution pour simplifier la tenue de la comptabilité générale. Intégration et personnalisation du plan comptable, lettrage automatique et saisie guidée des écritures comptables, calcul et écriture automatique des amortissements, suivi des dépenses et des ventes sur une période définie, suivi du bilan et du compte de résultat en temps réel, création de la liasse fiscale et déclaration aux Impôts en mode EDI (échange de données informatisées), export du FEC (fichier des écritures comptables).… La comptabilité au quotidien est largement allégée et sécurisée.
Facturation
Ces logiciels en ligne intègrent souvent une fonctionnalité (ou un module optionnel) qui permet d’automatiser l’édition et l’envoi des factures à ses clients (mais aussi les devis et bons de commande), ainsi que l’intégration des factures fournisseurs et leur mise en paiement. Certains logiciels (comme EBP Horizon Open) assurent l’envoi de rappels aux clients (les relances) pour les impayés. En outre, vous pouvez savoir si une facture a été ouverte par le destinataire, et même honorée. Si vous avez beaucoup d’entreprises clientes ou de fournisseurs, un module complémentaire ou un logiciel spécialisé (comme Libeo) peut vous soulager.
Connexion bancaire
Les logiciels SaaS communiquent avec votre banque. Ainsi chaque paiement entrant ou sortant sur votre compte est directement retranscrit sur votre logiciel et ventilé dans la bonne case. Les factures fournisseurs et les notes de frais (numériques ou papier) sont également importées et intégrées automatiquement, même lorsque vous (ou votre personnel) êtes en déplacement. Les documents papier peuvent en effet être pris en photo à l’aide de votre smartphone : l’application mobile associée (par exemple le logiciel Sage 50) reconnaît les chiffres imprimés et les transmet au bon endroit (dépenses HT, TVA).
Supervision
De nombreux artisans ne prennent connaissance de leur situation financière que lorsqu’ils rencontrent leur comptable. Avec la plupart des logiciels SaaS actuels (comme Quickbooks par exemple), vous pouvez connaître d’un simple coup d’œil (même en mobilité) l’état de votre trésorerie, ainsi que les flux à percevoir ou à sortir. Vous évitez ainsi les dérives et les imprévus. Le cumul de la TVA (perçue ou payée) peut aussi être automatiquement généré. Vous savez à tout moment quel surplus vous devez rembourser au service des impôts et vous facilitez grandement votre télédéclaration en l’accélérant. Votre expert-comptable peut aussi accéder à vos données (ou les recevoir) et vous conseiller à distance.
Retrouvez ici la partie 2 de ce dossier sur les outils logiciels.
Armand Tandeau
