Toute commande que vous ne pouvez pas honorer nuit à votre chiffre d'affaires et met à mal la relation clientèle. Les stocks sont vitaux pour alimenter en continu les fabrications.
Le principe « mieux vaut en avoir trop que pas assez », tout comme un désordre chronique, sont malheureusement la cause de pertes incontrôlées, de ruptures imprévues et, au final, d'un manque à gagner non négligeable.
Il faut avant tout prendre du recul sur ce poste pour pouvoir le conduire avec intelligence. Les principes qui suivent sont utilisables pour la gestion des produits finis avant vente.
• Définissez le volume maximal à stocker pour chaque produit (= volume de livraison) : celui-ci varie avec sa durée limite d'utilisation, les délais du fournisseur et la consommation journalière ;
• Fixez également un volume minimal qui fait office de seuil de déclenchement de la commande (exemple : deux boîtes restantes). Sa valeur doit être d'autant plus élevée que le volume maximal est grand ;
• Délimitez un espace pour chaque fourniture. Inscrivez à proximité l'identification du produit (nom, code du fournisseur), ainsi que les volumes maximal et minimal. Cette organisation facilitera le rangement et la prise de commande ;
• Rangez les denrées (par fournisseur de préférence) de manière à ce qu'elles soient toutes accessibles au regard. Les dernières livraisons arrivées passent derrière les plus anciennes ou restent dans les cartons (rangés distinctement à côté du vrac) !
• N'hésitez pas à responsabiliser l'ensemble du personnel pour signaler l'atteinte du volume minimal et confiez aux chefs la responsabilité des commandes aux fournisseurs.
Les dates limites
• Veillez à ce que chaque denrée soit stockée à la température recommandée dans une enceinte ou une réserve appropriée ventilée ;
• Surveillez particulièrement les ingrédients périssables stockés au froid et soumis à la DLC. (date limite deconsommation) qui ne peuvent plus être utilisés passé le délai ;
• Les produits secs, sucrés ou salés pouvant être maintenus à température ambiante sont généralement soumis à DLUO (date limite d'utilisation optimale). Ils peuvent être employés « indéfiniment » car ils sont jugés sans risque pour la santé. Contrôlez par contre régulièrement leur niveau de qualité.
• Il existe des solutions informatiques (parfois intégrées aux logiciels « de caisse » et/ou associés aux terminaux de vente) spécialisées dans la gestion des stocks en boulangerie-pâtisserie (Crisalid, JDC, Tactis Distribution, Wincash…).
• Partant de vos recettes et des volumes fabriqués, ils calculent automatiquement la diminution correspondante des matières premières ;
• Tirer profit de ces outils nécessite une bonne prise en main. Vous ne pourrez rien en sortir si vous n'avez pas défini, ni intégré, tous les paramètres nécessaires (fiches techniques, liste fournisseurs, liste produits…) ;
• Avec un minimum de suivi (intégration des achats notamment), vous pourrez connaître en temps réel l'état du stock (virtuel cependant) pour gérer efficacement vos réapprovisionnements (et identifi er toutes « disparitions » anormales) ;
• Vous pourrez éditer facilement vos bons de commande et bons de livraison et dresser rapidement des inventaires (le stock fait partie de l'actif au bilan) ;
• Vous aurez un aperçu détaillé du coût des matières par production.
par Armand Tandeau (publié le 8 septembre 2009)
