Durées de conservation
Les durées de conservation sont issues du télescopage de plusieurs législations. Tout d’abord, les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant trente ans. D’autre part, les entreprises industrielles et commerciales – dont l’activité relève du Code de commerce, et ce, quelle que soit leur forme (entreprises individuelles, sociétés) – doivent conserver leurs pièces justificatives pendant dix ans.
Enfin, en application de la législation fiscale, les pièces justificatives doivent être conservées pendant six ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies, afin de permettre à l’administration d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Mais attention, dans diverses situations, ces durées peuvent être allongées.
De même, le délai de conservation des factures afférentes aux immobilisations amortissables dépend de leur durée d’amortissement car, en cas de contrôle, l’entreprise peut être amenée à devoir fournir la facture d’acquisition d’une immobilisation durant les trois années suivant le dernier amortissement constaté au titre de celle-ci.
Par exemple, la facture d’une immobilisation amortie sur dix ans doit être conservée pendant au moins treize années.
En résumé, nous vous conseillons de conserver l’ensemble de vos pièces justificatives au moins dix ans, et davantage dans les cas particuliers comme ceux énoncés ci-dessus.
Modes de conservation
Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support informatique, elles doivent être conservées sous leur format original jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle à laquelle elles se rapportent. À l’issue de cette période, et jusqu’à expiration du délai de conservation obligatoire, vous pouvez changer de support et les conserver sur celui de votre choix. Cette faculté est théorique car en pratique, dans la mesure où le support dématérialisé initial n’occupe pas de place, vous n’avez aucun intérêt à changer son mode de conservation au bout de trois ou quatre ans.
Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support papier, elles peuvent bien sûr être conservées sous cette forme pendant toute la durée requise. Depuis le 31 mars 2017, il est possible également de les numériser en respectant des contraintes techniques imposées par la législation fiscale et de les conserver sous une forme dématérialisée. Ces fichiers issus de la numérisation doivent être aux formats PDF ou PDF A/3 assortis soit d’une signature électronique, soit d’une empreinte numérique, soit d’un certificat, en conformité avec diverses normes. En clair, de simples scans avec génération de fichiers PDF ou d’images ne sont pas admis.
L’administration fiscale a néanmoins prévu des mesures d’assouplissement pendant l’état d’urgence sanitaire au sujet de l’émission et de la conservation des factures “papier”. Durant cette période, celles-ci peuvent être simplement numérisées au format PDF, mais elles devront faire l’objet d’une impression ou d’une numérisation conforme à l’article A.102.B-2 du Livre des procédures fiscales à l’issue de cette période exceptionnelle.
