La caisse : un facteur d’agilité face à la crise

De même que nos smartphones sont bien davantage que des téléphones, les caisses enregistreuses sont aujourd’hui bien plus que de simples calculettes améliorées. Elles sont désormais conçues comme de redoutables outils de gestion et de pilotage. Bien employés, ces systèmes ont une incidence positive sur les performances des équipes de vente, sur l’organisation de la production, du marketing et, plus globalement, sur la santé économique des entreprises. En ces temps où inflation et pénurie de main-d’œuvre font rage, tour d’horizon des fonctionnalités d’un système bien adapté, qui dégagera de la rentabilité autour de votre chaîne de valeur et sera facteur de sérénité.

Gérer le cash,

Avec un panier moyen d’à peine plus de 4 € en moyenne et des centaines d’encaissements réalisés chaque jour, le secteur de la boulangerie est exposé à de très nombreuses transactions en liquide.

Ce d’autant plus, que les Français sont particulièrement attachés à l’usage des espèces selon différentes études, dont celle de l’Ifop (Institut français d’opinion publique) parue en 2021*, et que le paiement physique est redevenu la norme dans une période post-Covid. Cette situation pose la question des possibles erreurs d’encaissement, du temps passé à contrôler sa caisse le soir, de la démarque inconnue (vol) et du temps consacré à la vente. Pour gérer plus simplement et plus sûrement ces grandes quantités d’argent liquide, la solution serait de s’équiper de monnayeurs automatiques, comme ceux de Tigra, Cashmag, Menlog ou Synapsy. Un autre point fort des automates de caisse réside dans la fluidification du roulement des personnels de caisse, sachant que la caisse est tenue à jour en permanence.

La technologie du monnayeur a fait ses preuves. Cependant, son potentiel de déploiement dans les boulangeries semble encore important, à en croire la dynamique des ventes constatée par les fournisseurs interrogés. « Le retour sur investissement est rapide. Une fois équipés, les boulangers ne reviennent pas en arrière », constate François Beaucourt, directeur du marketing et directeur commercial chez Menlog. « Pour des raisons similaires, la gestion des chèques cadeaux et des tickets-restaurants peut mériter d’être automatisée », ajoute Olivier Gianotti, responsable marketing chez Cashmag, qui propose des monnayeurs automatiques spéciaux pour gérer ces moyens de paiement particulièrement sensibles aux pertes et aux arnaques.

Éviter la double saisie

Facteur de performance parmi les plus simples à mettre en place : l’adoption d’un terminal de paiement connecté à la caisse. Ainsi, vendeurs et vendeuses n’ont pas à saisir manuellement la somme totale sur le terminal. « Cette saisie manuelle est une source d’erreur de caisse et une perte de temps alors qu’il suffit de raccorder le terminal avec un cordon au système de caisse, souligne Patrick Meyer, le fondateur et dirigeant de Tigra Business. Pourtant, les systèmes non connectés sont encore très nombreux à être en service. »

Des bornes connectées

Des systèmes de prise de commande sur bornes tactiles, du type de celles utilisées par McDonald’s, sont de plus en plus déployés en boulangerie. Ces dispositifs sont particulièrement intéressants pour les boulangeries qui ont une forte activité de snacking le midi et où les files d’attente sont importantes. En interne, elles nécessitent cependant une organisation adaptée pour que la préparation des commandes soit également performante. Une alternative qui a fait ses preuves est d’équiper les vendeurs et les vendeuses de pads pour effectuer la prise des commandes et l’encaissement en remontant la file d’attente. « L’un des avantages des bornes tactiles est de générer des ventes additionnelles, complète François Beaucourt.Il ne faut pas oublier que la boulangerie est un commerce tourné vers le plaisir. Ces systèmes déculpabilisent les clients »« Des prises de commandes connectées, via une application ou sur une tablette installée directement à table, peuvent aussi être proposées lorsqu’une restauration sur place existe », ajoute Olivier Gianotti. Dans tous les cas, ces systèmes méritent d’être adaptés finement à chaque point de vente.

Se connecter aux plateformes

De nombreux systèmes d’encaissement peuvent aujourd’hui se connecter à des applications extérieures pour créer des ventes additionnelles via des plateformes. Il s’agit de sites de livraison rapide, comme Uber ou Deliveroo, d’offres de click and collect (drive piéton par exemple) ou de sites de vente des invendus, tel To Good To Go. « Un encaissement bien mené peut également permettre de construire et de greffer ses propres projets, explique Nicolas Sieller, le directeur général de Synapsy. Nous avons, par exemple, un client qui organise ses commandes et ses tournées de façon optimisée pour livrer des repas le midi dans une zone tertiaire à proximité de son établissement. Les systèmes d’encaissement sont aussi susceptibles de se greffer sur des automates de vente de pain ou sur des machines à pizza. »

Gérer sa production

Les caisses sont capables d’enregistrer les niveaux de vente par dates, tranches horaires et jours de la semaine ou de l’année. Elles offrent ainsi des statistiques historiques utiles pour prévoir et organiser ses productions. Les boulangères et les boulangers peuvent ainsi adapter leur production de façon plus fine, et même l’organisation des équipes de vente, en s’adaptant au nombre de paniers encaissés plutôt qu’en considérant uniquement le chiffre d’affaires. Certaines solutions sont d’ailleurs couplées à des outils de gestion des plannings. « La caisse peut permettre de surveiller l’indicateur de chiffre d’affaires sur la masse salariale et de créer des alertes lorsqu’il dépasse un seuil », détaille Nicolas Sieller. Cependant, certaines informations externes ne sont pas données par la caisse. Les artisans doivent évidemment garder un œil sur ce qui se passe dans leur environnement proche susceptible d’influencer la fréquentation de leur commerce.

Les systèmes d’encaissement offrent par ailleurs parfois la possibilité d’enregistrer la casse de fin de journée. C’est utile pour partager de façon fluide ces informations avec la production et ajuster le tir, le cas échéant. « Le système d’encaissement fournit une aide à la décision pour une bonne gestion. Cependant, c’est toujours l’artisan qui décide », insiste François Beaucourt.

Calculer ses marges

Une caisse enregistreuse assure l’encaissement. À ce titre, elle donne une indication précise du chiffre d’affaires. Cependant, elle renseigne plus difficilement sur la marge et la rentabilité du magasin. C’est pourquoi les équipementiers ont muni leurs caisses de solutions logicielles amenant à affecter des charges à chaque spécialité produite et à surveiller les marges brutes, voire les marges nettes. Bien utilisés, et renseignés, ces logiciels donnent la possibilité de connaître la rentabilité du magasin sur des périodes très courtes et de corriger le tir rapidement, avec plus d’agilité que lorsque les résultats de gestion parviennent une fois par an, au moment de la clôture comptable. Afin de simplifier encore le pilotage de la rentabilité, la start-up Otami propose aux boulangers de greffer sur leurs logiciels de caisse un système de lecture directe automatisée des factures des fournisseurs. « Ainsi, le boulanger n’a plus à saisir les montants des achats de chaque ingrédient, se félicite Guillaume Philipson, directeur et cofondateur d’Otami. Il peut voir instantanément l’évolution de ses prix d’achat et repérer les produits qui lui rapportent ou lui coûtent le plus. Cela donne une grande agilité aux boulangers pour s’adapter aux aléas. »

Une analyse intelligente du panier

La restauration est soumise à différentes règles de tarification de TVA, pour des ventes sur place ou à emporter, et selon les types de produits. Ainsi, sur une même commande plusieurs taux de TVA peuvent s’appliquer. Par souci de simplification, il est d’usage d’appliquer le niveau de TVA le plus élevé pour s’assurer d’être en conformité avec les services fiscaux. Cependant cela constitue un manque à gagner pour les artisans, dont les montants cumulés atteignent quelques fois des niveaux élevés en fin d’année. « Or, de nos jours, les systèmes d’encaissement sont associables ave des systèmes de gestion automatisée des taux de TVA, avec des gains économiques et en termes de simplification », détaille François Beaucourt. De la même manière, les systèmes de caisse ont la capacité d’analyser le panier lors de la commande et d’appliquer automatiquement les rabais. Cela est très utile, notamment lors d’une tarification avantageuse de menus. Le système est aussi capable d’indiquer aux vendeurs les produits additionnels les plus pertinents à proposer.

Dématérialiser la prise de commandes

Centraliser les commandes sur son système d’encaissement est un autre avantage susceptible d’être rapidement mis à profit au cours de certaines périodes de l’année où les volumes de commandes sont importants. Les caisses qui permettent de le faire assurent ainsi une visibilité sur la production et limitent les risques d’oubli liés aux saisies manuelles, encore souvent réalisées sur un calepin.

Étiquetage intelligent

Les systèmes de caisse et les logiciels qui les accompagnent sont une solution de gestion des étiquetages, intéressante pour étiqueter certains produits ou pour gérer ses étiquettes de prix en magasin. Les systèmes digitaux de prix pour l’affichage en magasin sont souvent jugés onéreux. « Néanmoins, le retour sur investissement est réel et rapide, insiste Patrick Meyer. C’est un très bon outil de pilotage pour adapter rapidement ses prix face aux hausses de charges, et qui permet d’animer le point de vente avec des promotions. Il est possible de créer de l’attractivité par le prix – notamment en fin de journée, pour stimuler les ventes sous forme d’happy hour. »

Motiver ses équipes

Une caisse bien conçue est également un bon outil pour motiver les équipes. « Il est possible de fixer des objectifs quotidiens affichables sur la caisse, explique Nicolas Sieller. Couplé avec un système de récompense du salarié, un tel système doit permettre de gagner en performance par une plus grande prise d’initiative des équipes de vente. La réactivité est alors plus forte, pour relancer au besoin des fournées lorsque les besoins s’en font sentir. » Ce système est même en capacité d’amener les équipes de vente à devenir un peu plus polyvalentes.

Nouvelle approche marketing

Les systèmes d’encaissement donnent accès à de nouvelles possibilités pour développer le commerce. Ils sont capables d’enregistrer des données sur la clientèle et permettent de la connaître. Cela augmente la valeur du fonds de commerce et offre des possibilités en termes de marketing et de fidélité client puissants, si la base de données est exploitable et bien mise à jour ! « Un système d’encaissement maîtrisé est une opportunité pour créer de vrais programmes de fidélité. La carte de fidélité en carton est surtout un outil qui fait perdre de la marge aux artisans. En revanche, les artisans peuvent proposer des systèmes de cartes prépayées en offrant par exemple deux ou trois euros de crédit aux clients pour chaque recharge de cinquante euros. » Il faut bien garder en tête que les artisans n’ont pas vocation à être des directeurs marketing digital. Le système de caisse doit donc leur apporter sur ce point des solutions faciles à déployer.

Veiller à la simplicité

Dans cette période difficile pour les artisans, la caisse est un véritable pont d’accès à des gains en termes de gestion et de performance, à plusieurs niveaux. Une grande partie des solutions a semble-t-il déjà été inventée et ne demande qu’à être intelligemment déployée. Les artisans qui en sont restés aux fonctionnalités les plus basiques de la caisse enregistreuse semblent aujourd’hui assez fortement pénalisés en termes de temps de travail et de pilotage. Cependant, investir dans un matériel dernier cri, automatisé et connecté, n’est pas non plus une garantie absolue de succès. L’écosystème de l’encaissement mérite en effet d’être finement adapté à ses besoins et à son type de clientèle. Par ailleurs, mêmes s’ils sont capables de fournir des indicateurs de gestion poussés et performants, les systèmes de caisse doivent rester simples à appréhender et à analyser au jour le jour. Le véritable enjeu est de pérenniser l’activité en donnant l’opportunité aux artisans et à leurs équipes de se concentrer pleinement sur ce sur quoi ils sont les meilleurs.