La réponse de Me Laurent Verdier :
Cher Monsieur,
L’obligation pour l’employeur de remettre ses documents de fin de contrat au salarié fait l’objet de nombreux contentieux.
Si ces documents sont quérables, c’est-à-dire qu’ils doivent être à disposition du salarié à sa demande, il vaut mieux parfois les lui envoyer spontanément pour éviter tout contentieux.
Quelles sont les règles applicables ?
Les documents de fin de contrat, obligatoires quel que soit le mode de rupture du contrat de travail, sont l’attestation Pôle emploi (article R. 1234-9 du Code du travail), le certificat de travail (article L. 1234-19 du Code du travail) et le solde de tout compte (article L. 1234-20
Ces éléments ont un caractère quérable et non portable, ce qui signifie que l’employeur doit les mettre à disposition de son salarié sans avoir l’obligation légale de les lui envoyer.
Celui-ci doit donc venir chercher ses documents à l’entreprise.
Néanmoins, à première demande, soit du salarié ou d’un mandataire, soit à la suite d’une condamnation de l’employeur par un juge à remettre un des documents susvisés à un salarié, ceci confère un caractère portable aux documents en question, obligeant ainsi l’employeur à les adresser dans les plus brefs délais.
Quels sont les risques en cas de manquement de l’employeur ?
L’employeur, en n’établissant pas ces documents, est susceptible de commettre une infraction pénale.
L’article R. 1238-7 du Code du travail prévoit une amende d’un montant de 1 500 €, pouvant être portée à 3 000 € si récidive, en cas d’absence de délivrance de l’attestation Pôle emploi.
L’amende peut atteindre 750 € concernant le non-établissement du certificat de travail (article R. 1238-3 du Code du travail).
L’employeur peut également être condamné à verser des dommages-intérêts au salarié du fait de la remise tardive des documents, à charge pour le salarié d’apporter des éléments justifiant le préjudice allégué (Cour de cassation, 13 avril 2016, n° 14-28.293).
Les juridictions font preuve d’une grande sévérité concernant l’attestation Pôle emploi, dont la non-remise peut priver le salarié du bénéfice des allocations chômage.
Le fait qu’un salarié ne soit pas éligible au versement d’allocations chômage, du fait de sa démission par exemple, ne dispense pas l’employeur de son obligation de remise de l’attestation Pôle emploi (Cour de cassation, 15 mars 2017, n° 15-24.232).
Enfin, l’absence de remise des bulletins de paie peut entraîner des conséquences.
En effet, le 2° de l’article L. 8221-5 du Code du travail prévoit qu’« est réputé travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié le fait par tout employeur [….] de se soustraire intentionnellement à la délivrance d’un bulletin de paie ».
Et l’article 8223-1 du Code du travail dispose qu’« en cas de rupture de la relation de travail, le salarié auquel un employeur a eu recours dans les conditions de l’article L.8221-3 ou en commettant les faits prévus à l’article L. 8221-5, a droit à une indemnité forfaitaire égale à six mois de salaire ».
La non-remise des derniers ou du dernier bulletin de salaire qui accompagne le solde de tout compte peut donc être constitutive de l’infraction de travail dissimulé avec les conséquences financières notamment qui en découlent.
En résumé :
Vous ne commettez pas de faute quand un salarié demande les documents pour la première fois alors qu’ils sont quérables et non portables.
En revanche, vous devez désormais les transmettre, de préférence en lettre recommandée avec accusé de réception, à votre ancien salarié dans les plus brefs délais, sous peine de vous exposer aux risques présentés ci-avant.
De manière générale, je vous recommande de systématiquement remettre les documents de fin de contrat à votre salarié lors de son départ quand il est présent au dernier jour.
À défaut, il vaut mieux les transmettre immédiatement à son domicile par lettre recommandée avec accusé de réception afin de vous ménager une preuve de transmission des documents.
