Frédéric Hubert, 31 ans, patron de la boulangerie-pâtisserie de Thionville-Elange (Moselle) qui emploie 24 personnes, a prévu de partir en vacances en famille pendant dix jours fin février. « C’est la première fois que je m’absente pour une période aussi longue, explique celui qui est à la tête de cette affaire depuis six ans. J’ai bien sécurisé mon départ, en mettant en place depuis un certain temps des responsables d’équipe, chacune ayant un rôle bien défini. Je pars presque serein ! » Car une absence plus ou moins longue, quand elle est prévue, s’anticipe à travers la mise en place d’un cadre clair, une transmission écrite, sans négliger l’information des clients et des fournisseurs.
Intérim, sous-traitance... choisir sa formule
Il faut d’abord choisir la bonne solution de remplacement. Selon la durée de l’arrêt, ce sera un salarié déjà en place ou embauché temporairement, avec qui sera alors signé un CDD de remplacement. Il est possible de faire appel à une agence d’intérim — rapide, mais plus coûteux — ou à un sous-traitant, qui peut être un confrère artisan ou un groupement d’employeurs si le patron y a accès. Vérifiez que le remplaçant dispose des qualifications obligatoires et d’une assurance professionnelle à jour.
Indispensable pour éviter les litiges, le cadre juridique doit être formalisé par un document écrit : un CDD, un contrat de sous-traitance, une mission d’intérim. Seront précisés sur celui-ci : la durée du remplacement, la définition exhaustive des tâches à effectuer et les conditions financières. Il est nécessaire d’informer son assureur du remplacement. En sous-traitance, le patron reste responsable vis-à-vis du client. Parallèlement, il faut préparer un dossier de transmission, sous la forme d’un document simple mais complet. Celui-ci devra recenser les plans, les notices, les modes opératoires pour des produits particuliers, la liste des fournisseurs avec leurs coordonnées complètes, les interlocuteurs administratifs, l’identité du comptable, les éléments à prendre en compte pendant l’absence (factures, acomptes).
Informer ses clients et ses fournisseurs
Il est important d’anticiper la communication et de prévenir clients et fournisseurs de son absence dès que possible. Pour les premiers, cela pourra être effectué via un panneau affiché dans le magasin afin d’éviter aux vendeuses/vendeurs d’être interrogés maintes fois. Y indiquer la durée prévisionnelle et le nom de la personne qui remplace afin que l’artisan, même absent, reste garant de la qualité. Pour les fournisseurs, ce sera un message type par e-mail ou SMS. Pensez aussi à décaler les chantiers non urgents, comme des travaux dans le labo ou la boutique.
Lorsque cela est possible, le patron peut organiser le suivi à distance — même en congé maladie, dans la limite autorisée par le médecin. Prévoir alors un point hebdomadaire rapide, un accès partagé aux documents (Google Drive, classeur papier), une personne relais (conjoint, salarié, confrère). Attention, certaines activités sont interdites pendant un arrêt maladie. Se renseigner au préalable.
Enfin, il faut penser à préparer son retour. En listant avant le départ ou pendant l’absence les points à vérifier lors de la reprise et les documents à récupérer. Un débrief avec les équipes sera également bienvenu afin d’évaluer comment la période s’est déroulée pour eux.
